Het bijhouden van de administratie van een VvE is vaak tijdrovend — iets waar veel leden geen zin in
hebben of geen tijd voor hebben. Bij Umaco Vastgoed nemen we uw zorgen op dit gebied voor onze rekening.
Wij regelen de gehele administratie van uw VvE. Wij zijn op de hoogte van de actuele wet- en regelgeving
en sturen waar nodig bij. Tevens onderhouden we contacten met derden en zorgen we voor het bijhouden van
uw ledenregister en dat de documenten en benodigde contracten op orde zijn.
Debiteurenadministratie
- Het invoeren en incasseren van de aan de VvE verschuldigde maandbijdragen, conform vastgestelde begroting
- Inzage verlenen in de debiteurenstanden aan het bestuur
- Het invoeren en innen van extra of aanvullende bijdragen, zoals voorschotten ten behoeve van stookkosten en/of bijdragen ten behoeve van onderhoud aan het pand en/of aanvulling van de reserve van de vereniging
- Toezien en bewaken van de achterstanden van eigenaars aan de vereniging
- Bemiddeling in het treffen van betalingsregelingen met leden en derden ter sanering van schulden aan de VvE
Crediteurenadministratie
- Ontvangen en registreren van de facturen van de VvE, digitaal of per post, en verwerken in de administratie van de VvE
- Controleren en beoordelen van de facturen en — indien gewenst — ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur
- Het betalen van goedgekeurde facturen vanaf de rekening van de vereniging aan de crediteur
- Dit alles in overleg binnen de gestelde mandaten
Boekhouding
- Inlezen van de bankbestanden, toewijzen van inkomende en uitgaande betalingen van debiteuren en crediteuren en verwerken in de administratie van de VvE
- Beheren van de afzonderlijke, op naam van de VvE gestelde, bankrekeningen
- Opstellen van een (concept)begroting voor elk boekjaar. De begroting wordt vastgesteld door de algemene ledenvergadering
- Het opstellen van de jaarrekening. De jaarrekening omvat een balans en exploitatierekening, specificatie van de voor- en achterstanden, de betaalde ledenbijdragen, vergelijkingen met voorgaande boekjaren en indien van toepassing toelichting op de jaarrekening en balans. De jaarrekening wordt door de algemene ledenvergadering vastgesteld
- Begeleiden van de kascommissie
- Eventueel aansluiten van financiële boekhouding op de van de voorgaande bestuurder en/of administratief beheerder overgenomen administratie
- Archivering van administratie met inachtneming van wetgeving hieromtrent
Algemene ledenvergaderingen
- Organiseren van de jaarlijkse ledenvergadering
- Het verzorgen van correspondentie omtrent de ledenvergadering
- Het informeren van de leden; rondzenden van notulen en jaarrekeningen
- Opvolgen van de genomen besluiten en uitzetten van actiepunten
Ledenadministratie
- Het bijhouden van het ledenbestand. In geval van verhuur door eigenaren het bijhouden van het register van bewoners
- Het archiveren van alle op de vereniging betrekking hebbende correspondentie
- Aanleveren van stukken aan makelaars en notarissen en opstellen van eindafrekeningen ten behoeve van de overdracht van een appartementsrecht. N.B. Hiervoor worden door Umaco intredings- en uittredingskosten in rekening gebracht bij de koper/verkoper
Verzekeringszaken
- Contacten met assurantietussenpersoon
- Behandelen van kleine assurantiezaken (tot € 1.500,00) met inbegrip van schadeafwikkelingen die onder de dekking vallen van de door de VvE afgesloten verzekeringen
- Klankbord omtrent het verzekeren, en het voldoende verzekerd houden, van het onroerende goed en de daaraan verbonden zaken